A formázás nem más, mint a képernyőn látható szöveg megfelelő külalakra hozása, illetve az egyéb objektumok, mint például a képek, táblázatok, grafikonok megfelelő elhelyezése a dokumentumban. A szöveg formázásáról fontos megjegyezni, hogy a különböző formázási lehetőségek kölönféle szövegegységekhez kapcsolódnak, ezért kulcskérdés, ismerjük-e ezeket. Nézzük hát ezeket a szövegegységeket, méretüket tekintve növekvő sorrendben:
- karakter: a legkisebb formázásra kijelölhető szövegegység, azaz egyetlen darab betű, számjegy vagy írásjel. Ilyen formázási lehetőségek a betűtípus, betűméret és a karakter színének beállítása. Ezeket a formázásokat, összefoglaló néven, karakterformázásnak nevezzük.
- bekezdés: a következő szövegegység nem a szó, nem a sor és ehhez hasonlóak, hanem két ENTER közötti szövegrész, azaz a bekezdés. A szavakat és a sorokat külön-külön kizárólag a karakterformázási lehetőségekkel tudjuk megformázni. Egy egész bekezdéssel kapcsolatban a bekezdésformázási lehetőségek állnak rendelkezésünkre, mint például a sorok egymástól való távolsága, a bekezdés előtt és után található térköz mérete és a bekezdés igazítása (balra, jobbra vagy középre).
- szakasz: több bekezdésből álló szövegrészt szakaszokra tudunk tagolni. Így lehet például egy oldalon belül egy olyan kéthasábos szövegrészt elhelyezni, amely felett és alatt a bekezdések nincsenek hasábokra bontva (a bal margótól a jobb margóig folyamatos a szöveg). De ugyanezzel a módszerrel lehet egy hosszabb dokumentumot fejezetekre bontani, ahol minden fejezet egy külön szakasz lesz, így mindengyik fejezet viselheti például a saját címét a fejlécben megjelenítve. Ezek az úgynevezett szakaszformázási lehetőségek.
A következő oldalakon végigvesszük a fent említett formázási lehetőségeket olyan mélységben, amennyire egy alapozó Word tananyagtól az elvárható. Az elsajátított ismeretek nem csak akkor lesznek a hasznodra, ha a Word szövegszerkesztővel dolgozol: a fenti szövegegységek és a hozzájuk tartozó formázási lehetőségek alapvetően minden szövegszerkesztő programban azonosak, a kérdés mindig csak az, hogy azt hol, melyik menüpont vagy ikon alatt találod meg. A szövegszerkesztés alapjai azonban változatlanok lesznek mindenhol.