Ha megtörtént a dokumentum alapvető jellemzőinek a beállítása, itt az idő begépelni magát a szöveget is. A dokumentum megfelelő tördeléséhez azonban be kell tartanunk néhány gépelési szabályt is, amely szabályok, bármennyire is egyértelműnek tűnhetnek, a gyakorlati tapasztalat azt mutatja, hogy mégsem azok. Nézzük hát a legfontosabbakat:
- Az ENTER billentyűt kizárólag bekezdések végén kell használni, sor végén SOHA! Ha közeledik a sor vége, és a következő szó már nem fér el, akkor a Word automatikusan nyit egy új sort és ott folytatja a szöveg bevitelét. Nekünk csak akkor kell az entert használni, ha le akarunk zárni egy bekezdést.
- Ne használd az entert két bekezdés között üres sor vagy sorok kialakítására sem. A bekezdésformázási tudnivalókban mutatok erre egy sokkal jobb és szabályos megoldást is.
- Az írásjeleket mindig egybe írjuk az őket megelőző szóval.
- Az írásjelek után mindig szóközzel folytatjuk a gépelést, kivéve, ha bekezdés végén vagyunk, mert akkor az entert kell használnunk.
- A szóköz billentyű és a tabulátor billentyű nem azért van, hogy ezeket többször egymás után leütve igazítsunk például középre vagy jobbra egy szövegrészt (például egy megszólítás vagy aláírás esetében). Általánosságban elmondható, hogy ha csak úgy tudsz valamit a megfelelő helyre mozgatni, hogy ahhoz többször egymás után kell leütnöd ugyanazt a billentyűt, akkor valószínűleg rosszul csinálod. Van jobb, gyorsabb és nem utolsó sorban szabályosabb megoldás.
A szöveg helyes begépelése, tördelése kulcsfontosságú a később elvégzendő formázások kialakításához. A legtöbbször azért nem sikerül egy bizonyos szövegrészt a megfelelő módon megformázni, mert a fenti szabályok közül egy vagy több nincs következetesen betartva.
A formázásokkal kapcsolatban még többször visszatérünk a fenti szabályok betartásának fontosságára, éspedig gyakorlati példákon keresztül. Így, mire a Word alapozó tananyag végére érsz, remélhetőleg a fenti szabályok megfelelő alkalamzása sem fog problémát jelenteni.
Egy biztos: ahhoz, hogy sikeresen tudd megformázni a megfelelő szövegegységeket, alapvető fontosságú a dokumentum tördelésének helyes elvégzése, a fenti gépelési szabályok betartása.